本記事では、以下の3つの悩みが解決できます！
- ブログを書く時間がなかなか作れない
- ブログを効率よく書き進められない
- 常にやらなければいけないことが山積みになっている
上記3つの悩みを解決するために必要なのは、タスクマネジメントスキルです。
タスクマネジメントと聞いても、具体的に何をするのかピンとこない方もいるかもしれません。
タスクマネジメントとは、簡単にまとめると『目標達成するまでのタスクを可視化・優先順位付け・計画までを管理するプロセス』を指します。
少し難しいことのように聞こえるかもしれませんが、実は適切な手順を踏めば、誰でも簡単にタスクマネジメントをすることができます。
本記事では、タスクマネジメントの4つの手順を解説するとともに、実際に私自身がブログを書く時間を確保するために行ったタスクマネジメントの実例をご紹介します。
私はこの方法で、ブログを書く時間を5倍以上スピードアップできました！
特に、ブログを書く時間が捻出できずに悩んでいる方は是非真似してみてください！
【STEP1】タスクを書き出し可視化する
まず、今やるべきタスクを全て書き出しましょう。
可視化することで自分がやらなければいけないタスクを把握することができます。
タスクを可視化する目的は、３つあります。
- 『今、自分が何すべきか』『次に何すべきか』『明日は何をすれば良いか』がわかる
- 焦らず余裕を持って行動できる
- タスクの漏れを防げる
タスクを細分化する
可能な限り細分化してタスクを書き出しましょう。
書き出したタスクが大きすぎると、やるべきことが明確に把握することができない場合があります。
タスクが不明瞭だと、何をどのように行動すべきかが曖昧となってしまうため行動しにくくなってしまいます。
この後続くSTEP２『優先順位をつける』の際にも役立つので、意識して細かく書き出していきます。
どの程度細分化すれば良いのか、イメージが掴みにくいという方は以下を参考にしてみてください。
それでは実際に私自身が書き出した、タスクを例にイメージしていただきたいと思います。
以下のように、まず５つのタスクに分けます。
- キーワード選定
- 構成作り
- 本文作成
- 本文の装飾
- 投稿前の設定
その後、この項目ひとつひとつを細分化していきます。
例えば、キーワード選定では以下のように細分化します。
- ペルソナを設定する
- ペルソナの悩みを想像する
- ペルソナの悩みを解決方法を決める
- ペルソナの悩みに沿ったメインキーワードを決める
- キーワード選定ツールを使って関連性のあるキーワードを見つける
- 検索ボリュームを調べてキーワードを決定する
- 記事タイトルを決める
普段は無意識にやっていたようなことも、一つ一つ言葉にしてみるのが重要です。
書き出してみると、何をしなければいけないのか明確にできるので、頭の中が整理しやすくなると思います。
【STEP2】優先順位をつける
STEP①でタスクの可視化ができたら、それぞれに優先順位を付けていきます。
優先順位をつけることで得られるメリットは２つです。
- どのタスクから着手すべきかが明確になる
- 目標となるゴールを見据えることができる
緊急度と重要度のマトリクス
上の画像のように、緊急度と重要度のレベル別で合計４つに分類したマトリクスを使って、優先順位をつける方法が有効です。
分ける際の基準で迷ったら、以下の表を参考に分類してみてください。
| 重要かつ緊急 | ・期限や期日が決まっているタスク ・トラブルや大きな損失にかかわるリスクのあるタスク |
| 重要だが緊急ではない | ・効果はあるものの特定の期限がないタスク ・時間をかけてしっかり準備を重ねて進めるタスク |
| 重要ではないが緊急 | ・早めの対応が必要なものの効果が低いタスク ・できれば良いができなくてもなんとかなるタスク |
| 重要でも緊急でもない | ・本来必要ではないタスク ・無駄な時間になることもあるタスク |
表の上から順番に優先度が高いものとなるため、『重要かつ緊急』のものからタスクを実行していきます。
メモ用紙に十字を書き、左上から順番に優先度の高いタスクを書き出すだけで簡単にマトリクスで分類できるので、ぜひ実際に書いてみましょう！
【STEP3】スケジュール上で先に分ける
ここまでで『何をするべきか』が明確にできたので、次に『いつまでにやるべきか』を明確にするためにスケジュールに落とし込んでいきます。
タスクをスケジュールに落とし込むときに意識すべきポイントについて解説します。
集中させず、分散させる
『重要かつ緊急』の優先度が高いタスクからスケジュールに書き込んでいきますが、「今日日中に終わらせたい」といったように、早く終わらせいと思うと思います。
ところが、限定した日時に詰め込んでしまうのは注意が必要です。
なぜなら、突発的に優先してやらなければいけないことが発生した場合に対処できなくなるからです。
優先すべきタスクを進めるために、充分な時間があり、他に邪魔するものがない状態であれば良いのですが、なかなかそういった時間を常に作れる人は少ないと思います。
細分化したタスクを、スケジュール上に上手く分散させることで、ある程度余裕をもったスケジュールを立てていきましょう。
【STEP4】スケジュールを常に見直す
スケジュールを分類したら、しばらくその通りに行動してみます。
そして、一日単位とかに区切って、タスクの進行具合を見直します。
その際に、どんなタスクに、どれだけの時間が実際にかかったかを記録していくことで、以下のタスクの「ボリューム」を把握するのに役立ちます。
タスクのボリュームを把握する
スケジュールの見直しを繰り返すと次第に、一つのタスクを終えるためにどれだけの時間や工数がかかるかといった、タスクのボリュームを把握することができるようになります。
そのため、新たなタスクが発生しても、過去に経験したタスクのボリュームを参考に、そのタスクにかかる時間を予測して取り組むこともできるようになるのです。
タスクの優先順位を適切に設定し、さらにボリュームを把握できるようになると全体のスケジュール感を明確にできて、より効率的にタスクがこなせるようになります。
最後に
以上、ブログを書く時間を捻出するために必要な『タスクマネジメント』の方法をご紹介しました。
私自身、ブログを書く時間の捻出に元々困っていましたが、このタスクマネジメントを行うことで、効率的に時間を使えるようになったと実感しています。
今回ご紹介したタスクマネジメント術だけでなく、在宅フリーランスとして働き続けるノウハウについては、リモラボというWebスクールで学べます。
スクールに入ろうか迷っているという方は、ぜひ参考にしていただければと思います。
最後までご覧いただきありがとうございました。
